Hoe werkt Copilot? Van Prompt tot Custom Copilot

Microsoft Copilot verandert de manier waarop we werken, van dagelijkse e-mails tot geavanceerde automatisering. Maar hoe werkt Copilot eigenlijk? En hoe kun je er meer uithalen dan standaard prompts? In deze blog duiken we in het gebruik van Copilot binnen Microsoft 365, en laten we zien hoe je zelfs een Custom Copilot kunt bouwen die volledig aansluit op jouw organisatie.

Wat is Microsoft Copilot precies?

Microsoft Copilot is een AI-assistent die geïntegreerd is in apps zoals Word, Excel, Outlook, Teams en PowerPoint. Gebaseerd op technologieën als OpenAI's GPT en Microsoft Graph, helpt Copilot gebruikers om:

• Teksten te schrijven of herschrijven in Word
• Data-analyse te versnellen in Excel
• E-mails samen te vatten of op te stellen in Outlook
• Presentaties te bouwen in PowerPoint
• Meetings samen te vatten in Teams

Copilot werkt als een digitale collega die 24/7 beschikbaar is, zonder te klagen, en altijd resultaatgericht.

Copilot gebruikt natuurlijke taalverwerking (NLP) en machine learning om contextueel te reageren op je instructies. In de Nederlandse versie van Microsoft Copilot zijn alle functies toegankelijk in je eigen taal, wat de adoptie in organisaties aanzienlijk versnelt.

Copilot gebruiken in de praktijk

Het gebruik van Copilot start eenvoudig: open een Microsoft 365-app, klik op het Copilot-icoon, en begin met typen. Toch zit de kracht in de prompts die je gebruikt.

Promptvoorbeelden:

• Voor Word: "Schrijf een samenvatting van dit beleidsdocument in 300 woorden."
• Voor Excel: "Maak een draaitabel van deze salesdata per regio."
• Voor Outlook: "Vat de laatste vijf e-mails van klant X samen."
• Voor PowerPoint: "Maak een pitch deck op basis van dit Word-document."

Tips voor beter resultaat:

• Geef altijd context: wat moet Copilot weten?
• Benoem het gewenste format (lijst, tabel, samenvatting)
• Stel vervolgvragen als het resultaat niet direct klopt

Copilot werkt contextueel: het begrijpt de inhoud van je bestanden en gebruikt deze informatie om relevante output te leveren. Dit alles gebeurt binnen de beveiliging van je Microsoft-account en de rechtenstructuur van je organisatie.

En vergeet niet: veel teams gebruiken Microsoft Teams als hun centrale communicatiehub. Het mooie is dat Copilot ook hierop aansluit. Stel je voor: jouw Custom Copilot stuurt een bericht in Teams zodra een workflow wordt getriggerd – bijvoorbeeld wanneer iemand een formulier indient, of wanneer een klantstatus verandert in het CRM. Zo blijft je team altijd real-time op de hoogte, precies daar waar de communicatie plaatsvindt. Dit soort integratie maakt Copilot niet alleen slim, maar ook echt bruikbaar binnen je dagelijkse werkcontext.

En er is meer: met Copilot in PowerPoint kun je razendsnel presentaties opbouwen op basis van een prompt, een Word-document of zelfs een Excel-dataset. Bijvoorbeeld: laat Copilot automatisch een deck genereren over je kwartaalresultaten, compleet met grafieken die hij uit je Excel-data haalt. Ideaal voor wie snel een visueel sterke presentatie nodig heeft.

Ook in Outlook laat Copilot zich van zijn slimme kant zien. Je kunt hem vragen om alle e-mails te vinden waarin bepaalde trefwoorden voorkomen – denk aan "offerte", "betaling", "vergadering" of "aanvraag". Zo heb je in enkele seconden een overzicht van relevante communicatie, zonder zelf te hoeven zoeken. Deze functionaliteit kun je zelfs gebruiken in een Custom Copilot: stel in dat bepaalde trefwoorden automatisch acties of meldingen activeren, afgestemd op de behoeften van jouw afdeling.

Hoe maak je een Custom Copilot?

Wil je verder gaan dan standaardfuncties? Dan is Microsoft Copilot Studio jouw toolkit.

Met Copilot Studio bouw je AI-agents op maat. Dit kan zonder code (low-code/no-code) en is perfect voor:

• Klantcontact (FAQ bots met CRM-data)
• Interne HR-assistenten (verlofaanvragen, onboarding)
• Sales tools (productadvies op basis van klantdata)

Stappen naar je eigen Custom Copilot:

1. Open Copilot Studio via Microsoft Power Platform
2. Bouw je flow met triggers en AI-prompts
3. Koppel je data via Microsoft Graph, Dataverse of API's
4. Test en train je Custom Copilot op realistische use cases
5. Publiceer intern voor Teams, Outlook of web

Met een Custom Copilot veranker je AI diep in je bedrijfsprocessen.

Wat zijn de voordelen voor jouw organisatie?

• Tijdsbesparing: minder handmatig werk
• Productiviteit: betere output in minder tijd
• Gebruiksgemak: werkt in tools die je al kent
• Aanpasbaarheid: van generieke assistent tot domeinspecifieke AI-agent

Organisaties die AI echt willen inzetten, zetten met Copilot de eerste en tweede stap in één.

Klaar om Copilot écht te gebruiken?

Bij Synthwave Solutions helpen we je om AI niet alleen te begrijpen, maar ook te implementeren. Van praktische trainingen tot maatwerk Custom Copilots: wij zetten AI écht voor je aan het werk.

Benieuwd wat Copilot voor jouw organisatie kan doen? Neem contact met ons op en ontdek de kracht van AI in de praktijk.

Meer weten?

• Wat is Microsoft Copilot en hoe werkt het?
• Copilot versus ChatGPT: wat is het verschil?
• Copilot uitschakelen in Windows 11 – Handleiding
• Microsoft 365 Copilot – officiële prijslijst
• Leer Copilot gebruiken – officiële Microsoft YouTube playlist (NL)
• Learn how to use Microsoft Copilot – Official playlist (EN)

Synthwave Solutions: Breng AI écht in de praktijk.

‍